Arbeitserlaubnis in Polen: Voraussetzungen, Verfahren und wichtige rechtliche Aspekte

Polen hat sich in den vergangenen Jahren zu einem wichtigen Arbeitsmarkt für ausländische Arbeitnehmer entwickelt. Insbesondere für Staatsangehörige aus Drittstaaten ist es jedoch entscheidend, vor Aufnahme einer Beschäftigung zu prüfen, ob eine polnische Arbeitserlaubnis erforderlich ist und welcher Aufenthaltstitel die Beschäftigung erlaubt.

Seit dem Inkrafttreten des polnischen Gesetzes vom 20. März 2025 über die Voraussetzungen für die Zulässigkeit der Beschäftigung ausländischer Staatsangehöriger wurden die Regelungen weiter modernisiert und stärker digitalisiert. Das Verfahren soll gleichzeitig den polnischen Arbeitsmarkt schützen und ausländische Arbeitnehmer besser vor illegaler Beschäftigung und Ausbeutung schützen.

1. Wer benötigt eine Arbeitserlaubnis in Polen?

Nicht jeder ausländische Staatsangehörige benötigt eine gesonderte Arbeitserlaubnis. Bürger der Europäischen Union, des Europäischen Wirtschaftsraums und der Schweiz haben grundsätzlich freien Zugang zum polnischen Arbeitsmarkt. Auch bestimmte Familienangehörige sowie Personen mit bestimmten dauerhaften Aufenthaltsrechten können ohne zusätzliche Arbeitserlaubnis beschäftigt werden.

Für viele Drittstaatsangehörige gilt dagegen grundsätzlich: Eine legale Beschäftigung setzt entweder eine entsprechende Arbeitserlaubnis oder eine gesetzliche Ausnahme voraus.

Eine Arbeitserlaubnis allein ersetzt allerdings nicht automatisch das Aufenthaltsrecht. Der Arbeitnehmer muss zusätzlich über einen Aufenthaltstitel verfügen, der den Aufenthalt und gegebenenfalls die Ausübung einer Beschäftigung in Polen erlaubt.

2. Die verschiedenen Arten der Arbeitserlaubnis

Das polnische Recht unterscheidet mehrere Formen der Arbeitserlaubnis. Besonders relevant sind Arbeitserlaubnisse für Beschäftigungen bei einem polnischen Arbeitgeber, bestimmte Funktionen in Unternehmen, Entsendungen durch ausländische Unternehmen sowie saisonale Beschäftigungen.

Arbeit bei einem polnischen Arbeitgeber

Die klassische Arbeitserlaubnis betrifft einen Ausländer, der aufgrund eines Vertrags mit einem Unternehmen arbeitet, das seinen Sitz, Wohnsitz, eine Niederlassung oder eine sonstige organisierte Tätigkeit in Polen hat. Der Antrag wird grundsätzlich vom Arbeitgeber elektronisch über praca.gov.pl gestellt.

Die reguläre Gebühr beträgt derzeit 400 PLN. Wird die Beschäftigung für höchstens drei Monate anvertraut, beträgt die Gebühr grundsätzlich 200 PLN.

Arbeitserlaubnis für bestimmte Unternehmensfunktionen

Eine besondere Genehmigung kann erforderlich sein, wenn ein Ausländer beispielsweise eine Leitungsfunktion in einer im polnischen Unternehmensregister eingetragenen juristischen Person übernimmt. Auch bestimmte Funktionen in Personengesellschaften können unter diese Regelung fallen.

Entsendung durch ein ausländisches Unternehmen

Wird ein Arbeitnehmer von einem ausländischen Arbeitgeber nach Polen entsandt, kann ebenfalls eine Arbeitserlaubnis erforderlich sein. Dies betrifft insbesondere bestimmte Entsendungen zu einer polnischen Niederlassung oder zu einem verbundenen Unternehmen.

Für diese Form der Arbeitserlaubnis beträgt die Gebühr grundsätzlich 800 PLN. Außerdem gelten besondere Anforderungen hinsichtlich der Beschäftigungsbedingungen und der Vergütung.

Saisonarbeit

Für bestimmte saisonale Tätigkeiten besteht eine besondere Arbeitserlaubnis. Eine solche Genehmigung kann grundsätzlich für höchstens neun Monate innerhalb eines Kalenderjahres erteilt werden.

3. Antragstellung und Rolle des Arbeitgebers

Ein wesentlicher Punkt des polnischen Systems besteht darin, dass die klassische Arbeitserlaubnis grundsätzlich vom Arbeitgeber beziehungsweise der beschäftigenden Einrichtung beantragt wird. Der ausländische Arbeitnehmer kann daher nicht einfach selbst eine Arbeitserlaubnis für eine beliebige Stelle beantragen.

Die zuständige Behörde ist grundsätzlich der zuständige Woiwode (Wojewoda), wobei die Zuständigkeit insbesondere vom Sitz beziehungsweise der Tätigkeit des Arbeitgebers abhängt. Die Verfahren für bestimmte Kategorien werden elektronisch durchgeführt.

Der Arbeitgeber muss dabei unter anderem Angaben zur Beschäftigung, zur Position, zu den Arbeitsbedingungen und zur vorgesehenen Vergütung machen. Die tatsächlichen Arbeitsbedingungen müssen mit den Bedingungen der erteilten Genehmigung übereinstimmen.

4. Neue Regelungen seit 2025

Das neue polnische Gesetz vom 20. März 2025 über die Bedingungen für die Zulässigkeit der Beschäftigung ausländischer Staatsangehöriger hat das bisherige System erheblich verändert. Ein wesentliches Ziel besteht darin, Missbrauch bei der Erteilung von Arbeitserlaubnissen zu verhindern und sogenannte Scheinbeschäftigungen stärker zu bekämpfen.

Die Behörden können außerdem auf regionaler Ebene bestimmte Berufe oder Tätigkeiten festlegen, für die aufgrund der schwierigen Lage auf dem lokalen Arbeitsmarkt keine Arbeitserlaubnisse erteilt werden sollen. Damit soll der Vorrang des polnischen und europäischen Arbeitskräftepotenzials berücksichtigt werden.

Die neuen Regelungen werden zudem durch elektronische Systeme unterstützt, wodurch die Kommunikation zwischen Arbeitgebern und Behörden erleichtert und die Kontrolle der Verfahren verbessert werden soll.

5. Arbeitserlaubnis und Aufenthaltserlaubnis

Eine Arbeitserlaubnis und eine Aufenthaltserlaubnis sind rechtlich nicht dasselbe.

Ein Drittstaatsangehöriger benötigt grundsätzlich sowohl ein gültiges Aufenthaltsrecht als auch die entsprechende Berechtigung zur Beschäftigung. Eine wichtige Möglichkeit ist die kombinierte befristete Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis. Sie verbindet das Aufenthaltsrecht mit der Genehmigung zur Ausübung einer bestimmten Beschäftigung.

Für Personen, die dauerhaft in Polen arbeiten möchten, kann eine solche kombinierte Aufenthaltserlaubnis praktischer sein als eine getrennte Betrachtung von Aufenthalts- und Arbeitsrecht.

6. Arbeiten während eines laufenden Aufenthaltsverfahrens

Besondere Regeln gelten, wenn ein Ausländer bereits in Polen lebt und einen Antrag auf einen Aufenthaltstitel gestellt hat.

Unter bestimmten Voraussetzungen darf der Ausländer während des laufenden Verfahrens weiterarbeiten. Entscheidend ist insbesondere, ob er unmittelbar vor Antragstellung bereits rechtmäßig beschäftigt war und die Beschäftigung den gesetzlichen Voraussetzungen entsprach.

Die bloße Tatsache, dass ein Antrag auf Aufenthalt gestellt wurde, bedeutet jedoch nicht automatisch, dass der Antragsteller uneingeschränkt arbeiten darf. Die Möglichkeit der Beschäftigung hängt von der konkreten Rechtsgrundlage und den bisherigen Arbeitsberechtigungen ab.

7. Ausnahmen von der Arbeitserlaubnispflicht

Das polnische Recht sieht zahlreiche Ausnahmen vor. Beispielsweise können Personen mit bestimmten dauerhaften Aufenthaltstiteln, bestimmte Absolventen polnischer Bildungseinrichtungen, Inhaber einer gültigen Pole's Card oder bestimmte Familienangehörige ohne zusätzliche Arbeitserlaubnis arbeiten.

Auch bestimmte Studenten, Doktoranden und Absolventen polnischer Hochschulen können unter den gesetzlich vorgesehenen Voraussetzungen Zugang zum Arbeitsmarkt ohne separate Arbeitserlaubnis haben.

Deshalb sollte vor jeder Antragstellung zunächst geprüft werden, ob überhaupt eine Arbeitserlaubnis erforderlich ist.

8. Häufige Probleme bei der Beschäftigung ausländischer Arbeitnehmer

In der Praxis entstehen Probleme häufig dann, wenn die tatsächliche Beschäftigung nicht mit den Angaben in der Arbeitserlaubnis übereinstimmt. Änderungen des Arbeitgebers, der Position, der Arbeitsbedingungen oder anderer wesentlicher Beschäftigungsmerkmale können migrationsrechtliche Konsequenzen haben.

Auch ein gültiges Visum oder eine Aufenthaltserlaubnis bedeutet nicht automatisch, dass jede beliebige Beschäftigung aufgenommen werden darf. Der konkrete Aufenthaltsstatus und die arbeitsrechtliche Berechtigung müssen zusammen betrachtet werden.

Arbeitgeber sollten deshalb vor Beginn der Beschäftigung sorgfältig überprüfen, ob alle erforderlichen Dokumente vorliegen und ob die geplante Tätigkeit von der jeweiligen Genehmigung gedeckt ist.

9. Rechtliche Beratung und Unterstützung

Das polnische Arbeitsmigrationsrecht ist aufgrund verschiedener Aufenthaltstitel, Arbeitserlaubnisse und gesetzlicher Ausnahmen relativ komplex. Besonders bei einem Arbeitgeberwechsel, einer Änderung der Tätigkeit, einer Entsendung oder einem laufenden Aufenthaltsverfahren kann eine individuelle rechtliche Prüfung sinnvoll sein.

cosmos legal Cabinet juridique kann bei der rechtlichen Bewertung von Fragen rund um die Beschäftigung ausländischer Arbeitnehmer in Polen, die Vorbereitung von Anträgen und die Prüfung migrationsrechtlicher Voraussetzungen unterstützend tätig werden.

10. Fazit

Die Arbeitserlaubnis in Polen ist für viele Drittstaatsangehörige eine zentrale Voraussetzung für eine legale Beschäftigung. Gleichzeitig existieren zahlreiche Ausnahmen, sodass nicht jeder ausländische Arbeitnehmer eine separate Genehmigung benötigt.

Seit den Reformen von 2025 spielen elektronische Verfahren, eine stärkere Kontrolle der Arbeitgeber und eine gezieltere Steuerung des Zugangs zum polnischen Arbeitsmarkt eine größere Rolle. Die klassische Arbeitserlaubnis wird grundsätzlich vom Arbeitgeber beantragt, während bei längerfristigem Aufenthalt häufig eine kombinierte Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis in Betracht kommt.

Wer in Polen arbeiten möchte, sollte daher vor Arbeitsaufnahme sowohl das Aufenthaltsrecht als auch die konkrete Arbeitserlaubnis prüfen. Eine sorgfältige Vorbereitung kann helfen, Verzögerungen, illegale Beschäftigung und spätere Probleme bei der Verlängerung des Aufenthaltstitels zu vermeiden.