UNTERNEHMENSGRÜNDUNG IN BELGIEN: RECHTSFORMEN, VERFAHREN, STEUERN UND WICHTIGE VORAUSSETZUNGEN

EINLEITUNG

Belgien gehört aufgrund seiner zentralen Lage, seiner Nähe zu den europäischen Institutionen und seiner Einbindung in den europäischen Binnenmarkt zu den interessanten Standorten für internationale Unternehmer. Wer in Belgien ein Unternehmen gründen möchte, muss jedoch verschiedene gesellschaftsrechtliche, steuerliche und administrative Voraussetzungen beachten.

Grundsätzlich stehen Unternehmern unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung, insbesondere die Gründung eines Einzelunternehmens oder einer Gesellschaft. Die Wahl der Rechtsform hat erhebliche Auswirkungen auf Haftung, Finanzierung, Verwaltung und Besteuerung. Die offizielle belgische Unternehmensplattform weist darauf hin, dass insbesondere die persönliche Situation des Gründers, seine Staatsangehörigkeit und die konkrete Geschäftstätigkeit berücksichtigt werden müssen.

DIE WICHTIGSTEN RECHTSFORMEN

Für die Gründung eines Unternehmens kommen in Belgien verschiedene Rechtsformen infrage. Zu den wichtigsten Gesellschaftsformen gehören die SRL/BV, die SA/NV, die SC/CV, die SNC/VOF und die SComm/CommV. Daneben besteht die Möglichkeit, als Einzelunternehmer tätig zu werden.

Für viele kleine und mittlere Unternehmen ist die SRL/BV (Société à responsabilité limitée / Besloten vennootschap) besonders interessant. Sie kann bereits von einer einzigen natürlichen oder juristischen Person gegründet werden und bietet grundsätzlich eine Haftungsbeschränkung. Ein gesetzliches Mindestkapital von früher 18.550 Euro besteht bei dieser Gesellschaftsform nicht mehr. Stattdessen müssen die Gründer ausreichende Anfangsmittel für die geplante Geschäftstätigkeit bereitstellen.

VORAUSSETZUNGEN FÜR AUSLÄNDISCHE GRÜNDER

Ausländische Staatsangehörige können grundsätzlich ein Unternehmen in Belgien gründen. Für Personen aus der EU, dem EWR und der Schweiz gelten dabei andere Voraussetzungen als für Drittstaatsangehörige.

Wer weder belgischer Staatsbürger noch Staatsangehöriger eines EU-/EWR-Staates oder der Schweiz ist und in Belgien eine selbstständige Tätigkeit ausüben möchte, benötigt grundsätzlich eine Berufskarte (carte professionnelle / beroepskaart), sofern keine Ausnahme greift. Diese wird bei der zuständigen Region beantragt, in der die Tätigkeit ausgeübt werden soll.

Für türkische Unternehmer ist dieser Punkt besonders wichtig. Die Gründung einer Gesellschaft und das persönliche Recht, in Belgien eine selbstständige Tätigkeit auszuüben, sind rechtlich voneinander zu unterscheiden.

BUSINESSPLAN UND FINANZPLAN

Vor der eigentlichen Gründung sollte das Geschäftsmodell sorgfältig vorbereitet werden. Ein Businessplan kann dabei Informationen über das Geschäftsmodell, die Zielgruppe, die Marktstrategie, die erwarteten Einnahmen und Ausgaben sowie die Finanzierung enthalten.

Bei bestimmten Gesellschaftsformen ist darüber hinaus ein Finanzplan gesetzlich vorgeschrieben. Für SRL, SA und SC muss der Finanzplan von den Gründern erstellt und unterzeichnet werden. Er soll insbesondere zeigen, dass die Gesellschaft über ausreichende Mittel verfügt, um ihre Tätigkeit aufzunehmen und während der vorgesehenen Anfangsphase fortzuführen.

Gerade bei einer SRL sollte die Höhe der anfänglichen Mittel nicht allein danach bestimmt werden, wie niedrig die gesetzlichen Mindestanforderungen sind. Entscheidend ist vielmehr, welche finanziellen Ressourcen das konkrete Geschäftsmodell tatsächlich benötigt.

WAHL DES FIRMENNAMENS UND DES GESELLSCHAFTSSITZES

Vor der Gründung muss ein geeigneter Firmenname ausgewählt werden. Dabei ist zwischen Handelsnamen, Gesellschaftsnamen und gegebenenfalls einer Marke zu unterscheiden.

Der Gesellschaftsname sollte nicht mit einem bereits bestehenden Unternehmen verwechselt werden können. Die belgische Unternehmensplattform empfiehlt deshalb, die Verfügbarkeit eines Namens unter anderem in der Crossroads Bank for Enterprises (BCE/KBO) und beim Benelux-Amt für geistiges Eigentum zu überprüfen.

Ebenso wichtig ist die Festlegung des Gesellschaftssitzes. Die Geschäftsadresse muss ordnungsgemäß angegeben und im Rahmen der Unternehmensregistrierung erfasst werden.

NOTARIELLE GRÜNDUNG UND SATZUNG

Bei Gesellschaften mit beschränkter Haftung wie der SRL ist grundsätzlich eine notarielle Gründungsurkunde erforderlich. Die Satzung legt die grundlegenden Regeln der Gesellschaft fest.

Sie enthält unter anderem Angaben zu:

• den Gründern,
• dem Gesellschaftsnamen,
• dem Gesellschaftssitz,
• dem Unternehmenszweck,
• den Anteilen,
• der Verwaltung,
• den Entscheidungsbefugnissen,
• den Regeln für Gesellschafterversammlungen.

Die Gründungsurkunde formalisiert die Errichtung der Gesellschaft. Nach ihrer Unterzeichnung muss sie innerhalb der vorgeschriebenen Frist beim zuständigen Unternehmensgericht eingereicht werden.

ERÖFFNUNG EINES GESCHÄFTSKONTOS

Vor der Erstellung der Gründungsurkunde muss grundsätzlich ein Bankkonto auf den Namen des Unternehmens eingerichtet werden. Je nach gewählter Gesellschaftsform und Finanzierungsstruktur kann ein entsprechender Banknachweis erforderlich sein.

Bei einer SRL oder SC besteht zwar kein gesetzliches Mindestkapital, dennoch muss die Gesellschaft über ausreichende Anfangsmittel verfügen. Die Finanzierung sollte daher bereits bei der Erstellung des Finanzplans realistisch dargestellt werden.

EINTRAGUNG IN DIE CROSSROADS BANK FOR ENTERPRISES

Nach der Gründung muss das Unternehmen in der belgischen Crossroads Bank for Enterprises (BCE/KBO) registriert werden. Über einen anerkannten Unternehmensschalter werden unter anderem die Geschäftstätigkeiten und Niederlassungseinheiten eingetragen.

Nach der Registrierung erhält das Unternehmen eine Unternehmensnummer. Diese Nummer muss anschließend auf bestimmten geschäftlichen Dokumenten, beispielsweise Rechnungen und Angeboten, verwendet werden.

MEHRWERTSTEUER UND STEUERLICHE REGISTRIERUNG

Je nach Tätigkeit kann eine Registrierung für die belgische Mehrwertsteuer erforderlich sein. Wichtig ist dabei, zwischen der Unternehmensnummer und der aktivierten Mehrwertsteuernummer zu unterscheiden.

Auch nach der Gründung bestehen laufende steuerliche Verpflichtungen. Dazu können unter anderem Körperschaftsteuer, Mehrwertsteuer, Lohnsteuer und gegebenenfalls Quellensteuern gehören. Die konkreten Pflichten hängen von der Rechtsform, der Tätigkeit, dem Umsatz und der steuerlichen Situation des Unternehmens ab.

UBO-REGISTER UND WIRTSCHAFTLICHE EIGENTÜMER

Belgische Gesellschaften müssen ihre wirtschaftlich Berechtigten im UBO-Register erfassen. Dabei handelt es sich um die natürlichen Personen, die eine Gesellschaft letztlich besitzen oder kontrollieren.

Nach Angaben des belgischen Finanzministeriums muss die Registrierung der wirtschaftlich Berechtigten grundsätzlich spätestens innerhalb von 30 Tagen nach der Gründung erfolgen.

Auch Änderungen bei den wirtschaftlich Berechtigten müssen entsprechend den gesetzlichen Vorgaben aktualisiert werden.

SOZIALVERSICHERUNG UND LAUFENDE PFLICHTEN

Die Unternehmensgründung endet nicht mit der Eintragung in das Unternehmensregister. Selbstständige und Geschäftsführer müssen je nach ihrer persönlichen Situation auch sozialversicherungsrechtliche Verpflichtungen erfüllen.

Darüber hinaus können Buchhaltung, Jahresabschlüsse, Steuererklärungen, Rechnungsstellung, Versicherungen und gegebenenfalls arbeitsrechtliche Verpflichtungen zu den laufenden Aufgaben gehören.

Die genaue Organisation sollte deshalb bereits vor Beginn der Geschäftstätigkeit geplant werden.

BESONDERE REGELN FÜR BESTIMMTE BERUFE

Nicht jede Tätigkeit kann ohne zusätzliche Genehmigungen oder Qualifikationsnachweise ausgeübt werden. Für bestimmte reglementierte Berufe können berufliche Qualifikationen anerkannt werden müssen. Für bestimmte Tätigkeiten können außerdem spezielle Lizenzen oder behördliche Genehmigungen erforderlich sein.

Unternehmer sollten daher nicht nur die Gesellschaftsgründung, sondern auch die rechtlichen Voraussetzungen der konkreten Geschäftstätigkeit prüfen.

COSMOS LEGAL CABINET JURIDIQUE BEI DER UNTERNEHMENSGRÜNDUNG IN BELGIEN

Die Gründung eines Unternehmens in Belgien umfasst mehrere miteinander verbundene Rechtsbereiche. Für ausländische Unternehmer können insbesondere Gesellschaftsrecht, Aufenthaltsrecht, Berufskartenrecht, Steuerrecht und Arbeitsrecht relevant sein.

Cosmos Legal Cabinet juridique kann Unternehmer bei der rechtlichen Vorbereitung ihrer Unternehmensgründung unterstützen. Dazu können insbesondere die Prüfung der geeigneten Rechtsform, die Bewertung der persönlichen Voraussetzungen, die Vorbereitung der erforderlichen Unterlagen sowie die rechtliche Begleitung bei Fragen zur selbstständigen Tätigkeit gehören.

Für Drittstaatsangehörige ist außerdem eine klare Trennung zwischen der Gründung einer belgischen Gesellschaft und dem persönlichen Aufenthalts- beziehungsweise Arbeitsrecht des Unternehmers wichtig. Die bloße Eintragung einer Gesellschaft führt nicht automatisch zu einem Aufenthaltsrecht in Belgien.

FAZIT

Eine Unternehmensgründung in Belgien erfordert eine sorgfältige Vorbereitung. Neben der Wahl der passenden Rechtsform müssen insbesondere der Business- beziehungsweise Finanzplan, die notarielle Gründung, die Registrierung in der BCE/KBO, steuerliche Pflichten und gegebenenfalls das UBO-Register berücksichtigt werden.

Für ausländische Gründer ist zusätzlich entscheidend, ob eine Berufskarte erforderlich ist und welche Voraussetzungen für die konkrete selbstständige Tätigkeit gelten.

Mit einer strukturierten Vorbereitung und fachkundiger rechtlicher Begleitung lassen sich viele typische Fehler bei der Gründung vermeiden. Cosmos Legal Cabinet juridique kann dabei eine rechtliche Unterstützung für Unternehmer anbieten, die eine Geschäftstätigkeit in Belgien aufbauen und die hierfür erforderlichen gesellschafts-, aufenthalts- und verwaltungsrechtlichen Schritte professionell vorbereiten möchten.